6 tipů pro výběr správného ERP systému pro vaše podnikání

S velkým množstvím ERP systémů na trhu není vždy jednoduché vybrat ten správný, který odpovídá potřebám vaší firmy, umožní vám růst a bude kompatibilní s vaším obchodním modelem.

SAP, Helios, Pohoda, MS Dynamics, K2, Money, Karat, Abra, QI, Byznys. To je pouze krátký výčet systémů, které na trhu najdete.

Proto je před výběrem ERP důležité zvážit několik kritérií, kterém vám s rozhodováním pomohou. Společně s odborníky na ERP systémy jsme dali dohromady stručného průvodce pro výběr správného systému.

Ale začneme od začátku.

Co je ERP systém?

Podle definice společnosti Oracle Enterprise Resource Planning (ERP) označuje sadu softwaru, který organizace používají ke správě každodenních obchodních činností. Účetnictví, zásobování, řízení projektů, řízení rizik a dodržování předpisů a operace dodavatelského řetězce atd.

Úplná sada ERP také zahrnuje software enterprise performance management (EPM), který pomáhá při plánování a tvorbě rozpočtu, předpovědích a výkazech finančních výsledků organizace.

Jak vám může ERP pomoci?

Tyto systémy propojují celou řadu obchodních procesů, aby mezi nimi umožnily průtok dat. Díky sběru sdílených dat o transakcích organizace z různých zdrojů eliminují tyto systémy duplikaci dat a jejich integritu pomocí jediného zdroje spolehlivých informací.

V dnešní době jsou systémy ERP nepostradatelné při správě tisíců společností různých velikostí a prakticky ve všech odvětvích.

Kritéria pro výběr správného ERP systému pro vaše podnikání

1. Analýza procesů

V prvním kroku je důležité analyzovat a zaznamenat všechny současné obchodní procesy, achillovu patu jednotlivých procesů (případně i více pat) a silné a slabé stránky současného stavu.

Analýza by měla obsahovat i to, jak by budoucí procesy měly vypadat v ideálním případě a jaké klíčové požadavky ERP musí splňovat. Tyto procesy a požadavky by měly být předloženy potenciálním poskytovatelům, kteří budou demonstrovat kvalifikaci systému v kontextu vašeho podnikání.

2. Technická integrace

Ačkoli by ERP měla být více procesová, než technologická iniciativa, je důležité rozumět tomu, jak technologické řešení bude zapadat do současné infrastruktury.

3. Zvážení celkové ceny vlastnictví ERP

Prodejci a obchodní zástupci ze strany poskytovatele systému mají ve zvyku podhodnocovat finální cenu systému. Současně ani finální nabízená cena za systém není finální cena, kterou v rámci pořízení a implementace zakoupíte.

Do projekce ceny pořízení by měly býty zahrnuty i náklady na implementaci, hardwarové inovace (současné systémy ve firmě nemusí zvládat základní požadavky daného řešení), údržba systému, ale i čas a energii v zaškolování personálu, který přijde se systémem do styku.

4. Realistický implementační plán

Zatímco jste stále v procesu “námluv”, vyžádejte si od poskytovatele systému časové odhady pro implementaci a požadujte, aby byly co nejkonkrétnější. Je důležité vytvořit komplexní plán implementace, který nezahrnuje jen kroky potřebné k instalaci softwaru, ale i aktivity zajišťující, že je systém plně funkční, otestován a přijat koncovým uživatelem.

Tento plán by měl být zhotoven ještě před zakoupením samotného systému, abyste rozuměli celkovým nákladům a časovému závazku, který se s úspěšným používáním ERP pojí.

5. KPI pro využívání ERP

Na ERP se pravděpodobně díváte v kontextu úspory peněz, zvýšení obratu nebo škálovat růst. Pro všechny tyto kontexty se vyplatí zvolit metriky, které budete měřit a vyhodnocovat. Jedině tak se dozvíte, co vám ERP opravdu přináší a jedině tak objevíte jeho reálný potenciál.

6. Hledejte objektivní a nezávislé rady

Ptejte se zaměstnanců, kolegů a dalších podnikatelů, které oni používají a co by vám doporučili pro vaše podnikání. Investujte čas do online rešerše a v určitých případech se nebojte najmout konzultanta, který vám s celým procesem pomůže. V žádném případě nepředpokládejte, že už víte vše, pokud s ERP nemáte příliš zkušeností.

Obecně hledejte externí a nezávislé rady, abyste si ověřili informace, které vám prezentují obchodníci jednotlivých ERP systémů.

ERP doporučené Inspirum Technologies a které sami napojují na e-shopy

Money S5, S4

ERP systém Money S5 je určen pro větší společnosti. Kromě obvyklých modulů nabízí ERP systém Money S5 i specializovaná řešení typická pro moderní systémy jako jsou business intelligence pro vyhodnocování a efektivní manažerské rozhodování nebo řízení projektů.

Data jsou uložena na Microsoft SQL Serveru v transakčním režimu, při kterém odpadají starosti s nekonzistencí dat, a který počítá s několika desítkami přístupů najednou. Díky vlastní technologii MetadataManager je možné velmi snadno psát moduly do S5 i pro třetí strany. Klientské aplikace běží na platformě Microsoft.Net Framework 2.0

Altus Vario 

ERP systém Altus Vario je variabilní systém, jehož moduly úzce spolupracují, ale každý z nich může být používán i samostatně. Je postaven na aplikaci Microsoft Access s možností vlastních rozšíření. Sdílení dat je řešeno buď jako file server nebo klient-server přes MS SQL Server. Altus Vario umožňuje využití Start Up kategorie s jednoduchým přechodem na výkonnější varianty pro rychle rostoucí firmy, plně podporuje EU legislativu.

POHODA

Ekonomický systém POHODA je určen k vedení účetnictví (podvojného účetnictví) i daňové evidence. Ovládání je poměrně snadné, proto je program oblíben i u podnikatelů, kteří si vystavují doklady sami. Základní verze je postavena na databázi MS Access. Program je nabízen též ve verzi POHODA SQL pro větší počet uživatelů a POHODA E1 s více agendami, včetně jednoduchého CRM.

Helios

HELIOS Red je ekonomický systém pro podnikatele a menší firmy. Komplexní zpracování podnikových agend malých a středních firem a podnikatelů bez ohledu na obor. Další z rodiny ERP systémů HELIOS (Helios Orange, Helios Green, Helios Red, Helios One a nově Helios iNuvio).

Abra

ERP systémy z produktové řady ABRA Gx patří mezi nejvíce využívané systémy podnikového plánování v ČR. Dříve samostatné informační systémy ABRA G3 (pro střední společnosti) a ABRA G4 (pro velké společnosti) výrobce spojil v roce 2016 do jednoho produktu s názvem ABRA Gen.

ERP systém ABRA Gen je komplexní škálovatelný plně modulární informační systém pro řízení, plánování a evidenci ve středních a velkých podnicích a organizacích. Díky více než 30 modulům řeší finance, obchod, servis i výrobu. Je nabízen jako služba v cloudu i jako klasická lokální aplikace vybavená API rozhraním umožňující integrovat systém s jinými aplikacemi (e-shop, databáze apod.), které spolu mohou vzájemně komunikovat a to zcela bez nutnosti lidské práce.

Rady na závěr

Zúžit výběr můžete tím, že se zaměříte na společnosti ve vašem odvětví a na společnosti podobné velikosti jako je ta vaše a zjistíte, které systémy využívají.

Neopomíjejte dobu, ve které žijeme a hledejte takové systémy, které nabízejí i mobilní rozhraní – ne vždy je nutný přístup z desktopu a je příjemné být schopen řešit určité aktivity “za běhu” ze svého chytrého telefonu.

Rada na závěr shrnuje vše, co jsme si dnes řekli. Pořízení ERP systému je velká věc, která vám může způsobit mnoho nepříjemností, stejně, jako vám usnadnit život a pomoci růst. Neuspěchtejte proces výběru, plánování a následné implementace a zvažte každé kritérium a zaměřte se na detaily.

Dvakrát měř, jednou řež je v tomto případě špatně. Měřte 4x – 6x, neřezejte hned. Srovnejte si všechny informace ještě jednou, až pak řežte.